Konsequenzen nicht abgestimmter Betriebsabläufe & Werteflüsse - Konsequenz

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Die KonseQuenzen

Eine fehlerhafte Ausrichtung zwischen operativen Betrieb und dem Finanz- und Rechnungswesen hat weitreichende Konsequenzen. Diese ist in allen Phasen großer Business-Transformationsinitiativen in vielen Branchen zu beobachten. Die betroffenen Bereiche reichen von Prozessdesign und Systemtests bis hin zu Hyper-Care und dem Tagesgeschäft. Um dies vor Augen zu führen, greifen wir nachfolgend auf einige Vorfälle aus großen Business-Transformationsprojekten zurück und zeigen, was schiefgelaufen ist. Die Beispiele zeigen, welche Konsequenzen ein vereinzeltes Problem nach sich ziehen kann und den Verantwortlichen meist nicht bewusst sind.

Fall 1: Fehlanpassung zwischen Beschaffung, Logistik und Buchhaltung wirkt sich auf Systemtests aus

Da die lokalen Steuer- und Finanzabteilungen zu spät in das Projekt einbezogen wurden, musste der gesamte Beschaffungsprozess für bestimmte Materialien in der Testphase umgestaltet werden. Die Neuausrichtung über alle verwandten Datenströme hinweg hat dies zwar kompensiert, was jedoch zu mehr Aufwand und einem hohen potenziellen Risiko von Verzögerungen bei der Inbetriebnahme geführt hat.

Fall 2: Eine fehlerhafte Abstimmung zwischen Produktion, Beschaffung und Abrechnung während der Prozessdesignphase beeinflusst die Prozessdurchführung während der Hypercare

Während des Prozessdesigns konzentrierte sich das Produktionsteam auf Ihren Kerngeschäftsprozess - die Eigenfertigung von Produkten in Eigenleistung. Von dem Sachverhalt, dass ein zwar nicht wesentlicher aber häufig vorkommender Verarbeitungsschritt durch Subunternehmer ausgeführt wird war nicht im Projektfokus und wurde damit auch nicht an das Rechnungswesen kommuniziert. Aufgrund der fehlenden Kontenfindung kam es zu entsprechenden Abbrüchen und Fehlermeldungen als der Vorgang im Produktivbetrieb abgewickelt werden sollte. Dies wirkte sich in Folge auch auf die Abwicklung der Kundenaufträgen. Das Problem wurde dadurch verschärft, dass es kein Prozesskonzept gab. Der gesamte Lebenszyklus des Prozesses musste während des Produktivbetriebs konzipiert und implementiert werden.

Fall 3: Eine fehlerhafte Abstimmung zwischen Vertrieb und Buchhaltung während der Prozessdesignphase beeinflusst die Prozessausführung im Tagesgeschäft

Der Verkauf von Produkten an Mitarbeiter war nicht vorgesehen und wurde daher in der Prozessdesignphase nicht mit der Buchhaltung besprochen. Der Umsatz konzentrierte sich typischerweise nur auf das Kerngeschäft. Im neu implementierten produktiven ERP-System war es unklar, wie die Transaktion „Verkauf von Produkten an Mitarbeiter“ ausgeführt werden sollte und wie die Retoure für die Produktionseinheit und die Kosten für den Verkaufsshop berechnet werden sollten.

Fall 4: Eine fehlerhafte Abstimmung zwischen Logistik, Beschaffung und Rechnungswesen während der Prozessdesignphase beeinflusst die Prozessdurchführung im Tagesgeschäft

Aufgrund nationaler und internationaler Rechnungslegungsvorschriften wie HGB und IAS ist die Zuordnung von Logistikkosten zu den entsprechenden Berichtszeilen in der Gewinn- & Verlustrechnung kritisch. So z.B. sind Ausgangsfrachten als Kosten des Umsatzes auszuweisen wenn vertraglich als Incoterm "Ab Werk" vereinbart wurde. Werden Ausgangsfrachten bezhalt, obwohl mit dem Kunden vertraglich "Frei Haus" vereinbart wurde sind diese Kosten als Rabatte bzw. Nachlässe zu betrachten und schmälern den Nettoumsatz. Auch wirken sich die Incoterms aus auf dem Zeitpunkt zu dem Umsätze und Herstellkosten des Umsatzes ausgewiesen werden dürfen. Da oftmals Kennzahlen auf der G&V zur Berechnung der variablen Gehälter herangezogen werden, hat dies auch unmittelbar Auswirkungen auf die Führungskräfte und Mitarbeiter im Vertrieb, der Logistik und der Produktion mit variablen Gehaltsanteilen. Das hier ein Problem besteht, hat das Unternehmen erst einige Zeit nach der Produktivsetzung im laufenden Tagesgeschäft festgestellt. Der Vertrieb und Logistik kannte nicht die buchhalterischen Regelungen, und das Rechnungswesen war sich der unterschiedlichen Arten von Verträgen nicht bewusst die mit den Kunden bestanden.